Fordi visse personalegrupper på Docrates på travle dage skifter arbejdssted så ofte som hvert kvarter, var det et krav til systemet, at det skulle være tilstrækkeligt fleksibelt. Zylinc Attendant Console, der blev installeret af Zylincs finske partner Vintor, lever op til alle Docrates’ krav til fleksibilitet.
Ville Kanninen uddyber: “Fleksibiliteten var et af vores vigtigste succeskriterier. Da vi valgte vores nye telefonsystem, spillede mulighederne for individuel tilpasning og integration en afgørende rolle – løsningen skulle kunne tilpasses til de særlige forhold, vi har her hos Docrates.”
“De medarbejdere, der tager imod opkald fra patienter og pårørende, har nu fået en række nye funktioner til rådighed, fx ventekøer og muligheden for at se status på hver enkelt læge, sygeplejerske osv. De har fået overblik, og det har gjort det langt nemmere for dem at prioritere. De kan fx indkalde ekstra mandskab, hvis de opdager, at en kø er ved at blive for lang. På den måde kan vi nu besvare henvendelser meget hurtigere, selv ved spidsbelastninger.”
“De tilbagemeldinger, vi får fra de daglige brugere af systemet, er virkelig positive: Systemet er nemt at bruge, og omstilling fungerer meget mere gnidningsfrit end før,” siger IT-chefen.
Kanninens egen tilbagemelding er også positiv. Han er en travl mand, men løsningen hjælper ham til at bruge tiden mere effektivt: “Muligheden for let at lave rapporter gør mit arbejde meget nemmere. Jeg sparer tid hver måned, fordi jeg får de relevante data i det helt rigtige format.”
Hos Docrates er antallet af indkommende opkald, der går tabt, reduceret til en tiendedel af, hvad de var før. Nu er det kun 1% af henvendelserne, der går tabt, og den ene procent kan henføres til undtagelsestilfælde, som hvis der fx opstår sygdom blandt de medarbejdere der tager imod opkald fra patienterne og de pårørende.